Jak efektywnie zarządzać czasem – nieco inne spojrzenie

19 sierpnia 2008 at 12:09 Dodaj komentarz

Zacznę od tego, że zgadzam się z Mariuszem Kapustą, że czasem nie da się zarządzać. Można zarządzać sobą w czasie. Czas jest swobodny i płynie sobie niezmiennie, wolny jak rzeka. To, jak my go odbieramy i jak go wykorzystujemy, zależy już od nas.

Istnieją różne techniki efektywnego wykorzystania czasu. Ja chciałbym jednakże napisać o nieco innej perspektywie spojrzenia na „zarządzanie naszym czasem”. Moim zdaniem wprowadzenie zmian w dziedzinie, o której chcę napisać może przynieść nieporównywalnie większe korzyści, niż mistrzostwo w jakiejkolwiek z typowych technik. To absolutnie nie oznacza, że nie zgadzam się z tymi technikami. Wręcz przeciwnie – sam stosuję je w swoim życiu. Chciałbym natomiast pokazać szerszy kontekst naszego „bycia”, opowiedzieć o pewnym generalnym kompasie, bez którego możemy niezwykle efektywnie zarządzać czasem, ale czasem źle zainwestowanym.

Zacznijmy, więc od krótkiego opisu typowych technik:

Zasada Pareto (zwana również zasadą 80/20)
W odniesieniu do czasu mówi ona, że 20% naszych wysiłków przynosi 80% rezultatów. Chodzi, więc o to, aby przed pojęciem działania zastanowić się gdzie skoncentrować nasze wysiłki. Zadać sobie pytanie: które z naszych działań najbardziej pomogą nam w osiągnięciu zamierzonych rezultatów.

Technika kwadratu „ważne-pilne”
W skrócie chodzi o to, żeby umieć wybierać w pierwszej kolejności te sprawy, które są ważne, ale niekoniecznie pilne. Ciekawie pisze o tym np. Mariusz Kapusta w swoim artykule, który można znaleźć TUTAJ

Technika planowania swojego kalendarza wg proporcji 70/30
Sądzę, że ta technika może być przydatna przede wszystkim osobom, które mają podwładnych. Polega ona na tym, że 30% swojego kalendarza ZAWSZE zostawiamy niezaplanowane. To bufor na nieprzewidziane przez nas zdarzenia. Na wszelkie sprawy, o których w danej chwili nie wiemy (lub nie pamiętamy), a z którymi mogą się do nas zwrócić inni.

Zasada zajmowania się tylko jedną sprawą równocześnie
To moim zdaniem bardzo ważny detal. Ważny szczególnie dla wszystkich osób będących kierownikami/menadżerami i pracującymi w większych organizacjach. Pisze o tym m.in. Peter Drucker, światowy autorytet w dziedzinie teorii zarządzania:

„Skuteczny menadżer nie angażuje się w nic poza tym jednym, jedynym zadaniem, na którym właśnie skupia swoje siły. Później dokona przeglądu tematów i wybierze kolejne zadanie, które od tej chwili będzie znajdowało się na czele jego listy.”

Przy okazji tej zasady chciałbym również wspomnieć o ważnej moim zdaniem umiejętności trzymania się swojego kursu, utrzymywania swojej koncentracji i radzenia sobie ze „zjadaczami czasu”.

Jeżeli w pracy postanowiłeś zająć się wybraną sprawą (np. stworzeniem prezentacji lub przygotowaniem analizy) – nie odbieraj telefonów (chyba, że dzwoni rodzina na gorącej linii), nie zaglądaj do skrzynki mail’owej, nie wdawaj się w pogaduszki z osobami, które właśnie przechodzą. Jeżeli masz swój pokój – zamknij drzwi. Jeżeli pracujesz w „open space” – załóż słuchawki lub idź do wolnej salki konferencyjnej.

Jeśli w ramach Twojej kariery zawodowej planujesz być szefem (lub już jesteś, ale chcesz być jeszcze większym), moim zdaniem ta umiejętność będzie odgrywała coraz większą rolę.

 

A teraz kilka słów o innej perspektywie zarządzania czasem, o której przede wszystkim chciałem napisać w tym poście.

Techniki zarządzania czasem prezentowane są głównie w kontekście naszej pracy. A gdzie są pozostałe aspekty naszego życia?
Chciałbym, więc zaprezentować inny model, od którego WARTO ZACZĄĆ i dopiero potem stosować wyżej opisane techniki.

Podzielmy nasz „świat” na 4 obszary:

Ja sam(a) – moja wiedza, umiejętności, talenty, moje doświadczenia, moje pasje, mój życiowy cel, mój rozwój osobisty i duchowy. Niezależnie od tego, gdzie pracuję i kogo w tej chwili kocham.

Moi najbliżsi – relacje z najbliższymi mi osobami. Żona, mąż, dzieci, rodzice, rodzeństwo, narzeczony, narzeczona. Bliscy przyjaciele.

Moja praca i kariera zawodowa – tu chyba nie trzeba objaśnień.

Moje życie społeczne – koledzy, znajomi, sąsiedzi, stowarzyszenia, kluby, wspólnota mieszkaniowa, kościół (w rozumieniu wspólnoty), dobroczynność.

Spróbujmy na jednej kartce narysować obok siebie 4 okręgi i niech wielkość każdego z nich przedstawia każdy z wymienionych wyżej obszarów. Ilość czasu, którą każdemu z nich obecnie poświęcamy.

Oto przykład:

 

„Pictures speak more than 1000 words”. Spójrzmy, więc na swój własny rysunek. To my! Czy jesteśmy z tego obrazu zadowoleni? Czy jest zachowana równowaga?

Jeżeli nie – narysujmy taką proporcję obszarów, jaką chcielibyśmy uzyskać za 6 miesięcy, za rok, za 3 lata. I odpowiednio inwestujmy swój czas.

„Moments of freedom will never be given t you. You must take them.
Chwile wolności nigdy nie będą ci dane. Musisz po nie sięgnąć.”

 

Zobacz także:

Czy jesteśmy właścicielami swojego czasu?

Jestem zajęty, więc jestem

Czy znasz wartość swojego czasu?

Dzieci wiedzą lepiej – co to jest czas?

Advertisements

Entry filed under: efektywność menadżera, praca, rozwój duchowy, rozwój osobisty. Tags: , , , , , , , , .

Jaką różnicę stanowisz dla świata? Zatyrani, czy zakochani w pracy?

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


Archiwum

Tańcząc z Życiem - blog Ryszarda Skarbka w katalogu Gwiazdor
Katalog stron na MCportal.pl
Rozwój Osobisty

Blog Stats

  • 667,711 hits

%d blogerów lubi to: